Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước:

Hợp pháp hóa lãnh sự  về mặt hình thức là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan hoặc tổ chức nước ngoài cấp để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Về nguyên tắc, cơ quan Nhà nước Việt nam chỉ chấp nhận xem xét các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.

Trong xu thế hội nhập và phát triển, Việt Nam đã mở rộng giao lưu với tất cả các nước trên thế giới. Vì vậy, nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu là điều tất yếu.

Chúng tôi hân hạnh cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói, thẩm định tính hợp pháp của tài liệu, giấy tờ và thay mặt cho các tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền với chi phí hợp lý nhất. Dịch vụ gồm các bước cơ bản sau:

- Dịch thuật tài liệu cần chứng Hợp pháp hóa lãnh sự;

- Lấy dấu chứng thực tư pháp các bản dịch trên;

- Lấy dấu hợp pháp hóa lãnh sự;

- Lấy dấu đại sứ quán, lãnh sự quán theo yêu cầu.

QUYỀN LỢI CỦA KHÁCH HÀNG KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ TẠI VIET GREEN EMBASSY

1. Tư vấn miễn phí cho khách hàng các vấn đề liên quan đến hoạt động Hợp pháp hóa lãnh sự:

• Tư vấn những quy định của pháp luật về việc Hợp pháp hóa lãnh sự - Gọi tư vấn nhanh 0989 313339;

• Tư vấn hồ sơ, tài liệu và thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự - Gọi tư vấn nhanh 0989 313339;;

• Tư vấn các nội dung khác có liên quan.

2. Kiểm tra, đánh giá tính pháp lý đối với yêu cầu tư vấn và các giấy tờ, tài liệu của khách hàng:

• Các luật sư sẽ phân tích, đánh giá tính hợp pháp, sự phù hợp đối với yêu cầu thực hiện công việc của khách hàng, căn cứ vào các yêu cầu và tài liệu khách hàng cung cấp;

• Trường hợp khách hàng cần luật sư tham gia đàm phán, trao đổi với đối tác của mình trong việc xin Hợp pháp hóa lãnh sự - Gọi tư vấn nhanh 0989 313339;, chúng tôi sẽ sắp xếp và tham gia theo yêu cầu.

3. Đại diện khách hàng hoàn tất thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự - Gọi tư vấn nhanh 0989 313339;

• Tiến hành soạn thảo hồ sơ và đại diện nộp hồ sơ;

• Theo dõi và nhận kết quả hồ sơ;

• Khiếu nại quyết định từ chối cấp giấy chứng nhận (nếu có).

SƠ ĐỒ CHUNG VỀ QUY TRÌNH HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Giấy tờ ở nước ngoài (Nước A) được sử dụng tại Việt Nam

I/ CÁCH CƠ BẢN - Gọi 0989 313339 để được tư vấn:

BƯỚC 1: Giấy tờ phải được chứng thực tại Phòng Công chứng nước A

BƯỚC 2:       

- Giấy tờ ở Bước 1 -> Cơ quan ngoại giao nước A -> Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước A               

Ở Mỹ: Giấy tờ ở Bước 1 -> Đổng lý bang của Tiểu Bang-------> Bộ Ngoại Giao Mỹ -> Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước A                                            

                                                                                                     

BƯỚC 3: Giấy tờ xong Bước 2  phải được dịch ra Tiếng Việt. Có thể nhờ Phòng Tư pháp của UBND quận huyện tại Việt Nam hoặc Phòng Công chứng tại Việt Nam dịch và xác nhận bản dịch Tiếng Việt.

II/CÁCH ĐẶC BIỆT - Gọi 0989 313339 để được tư vấn:

1. Điều kiện:
   1. Cơ quan đại diện của nước A tại Việt Nam phải được trao quyền Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam (Một số nước không được trao quyền như: Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý, …)
   2. Chữ ký của Công chứng viên đó có đăng ký với Cơ quan Đại diện ngoại giao của A tại Việt Nam.
2. Thủ tục:

BƯỚC 1: Giấy tờ phải được công chứng ở nước A hoặc đã được chứng nhận tại Bộ Ngoại Giao của nước A

BƯỚC 2: Giấy tờ xong Bước 1 > Cơ quan đại diện ngoại giao nước A tại Việt Nam > Sở Ngoại Vụ TPHCM (Từ QNgãi, ĐNẵng trở vào) và Cục Lãnh sự (Từ Thừa Thiên Huế trở ra)       

HƯỚNG DẪN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI VIỆT NAM 

1. Trình tự thực hiện làm hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam:

1.1. Nộp hồ sơ:

a) Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao):

Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội hoặc gọi điện 0989 313339 để được tư vấn làm nhanh dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bẩy, trừ các ngày lễ, Tết.

b) Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao). 

Địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh hoặc gọi điện 0989 313339 để được tư vấn làm nhanh dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bẩy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

c) Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1.2. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, xem xét giải quyết.

1.3. Nhận kết qủa trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

2. Cách thức thực hiện làm hợp pháp hóa lãnh sự:

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính ; hoặc

- Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ làm hợp pháp hóa lãnh sự:

3.1. Thành phần hồ sơ :

a.  Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

- Tên thành phần hồ sơ 2:  Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 4 : 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 5 : 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

b.  Đối với việc làm hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

- Tên thành phần hồ sơ 2:

+ Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 5: 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

- Tên thành phần hồ sơ 6: 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

- Tên thành phần hồ sơ 7 : 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

3.2. Số lượng  hồ sơ làm hợp pháp hóa lãnh sự: Một (01) bộ.

 

4. Thời hạn giải quyết làm hợp pháp hóa lãnh sự:

- 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

-  Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

- Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài (quy định tại tên thành phần hồ sơ 3) trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính làm hợp pháp hóa lãnh sự: Cá nhân, tổ chức.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính làm hợp pháp hóa lãnh sự: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính làm hợp pháp hóa lãnh sự: Tem (hoặc dấu) chứng nhận trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

8. Lệ phí làm hợp pháp hóa lãnh sự:

Tên lệ phí	Mức phí	Văn bản quy định
1. Hợp pháp hóa lãnh sự	30.000 VNĐ/bản/lần	Thông tư số 98/2011/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.
2. Chứng nhận lãnh sự	30.000 VNĐ/bản/lần	Thông tư số 98/2011/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

 

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai làm hợp pháp hóa lãnh sự: Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (khai trực tiếp hoặc khai trực tuyến).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính làm hợp pháp hóa lãnh sự:

10.1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, làm hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

10.2. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự làm hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

10.3. Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự làm hợp pháp hóa lãnh sự:

a. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

b. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

- Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

- Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;

- Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;

+ Chứng nhận y tế;

+ Phiếu lý lịch tư pháp;

+ Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

c. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền nêu tại điểm 10.3.b phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

10.4. Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

- Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính làm hợp phahóa lãnh sự:

1. Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Thông tư số 01/2012/NĐ-CP ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.

3. Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/04/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự.

4. Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 5/7/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự

Quý khách có thể liên hệ để được tư vấn xin làm hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam:

VIET GREEN VISA - Green VISA, Happy TRIP