I. Thủ tục nộp và trả hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu

1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Đương sự hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ.

- Bước 2: Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

- Bước 3: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Sở Ngoại vụ gửi chuyển phát nhanh toàn bộ hồ sơ và lệ phí đến Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao giải quyết

- Bước 4:

+ Đối với hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu trở xuống, trong vòng 06 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ nhận kết quả từ Cục Lãnh sự gửi qua đường bưu điện

+ Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, trong vòng 10 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ nhận kết quả từ Cục Lãnh sự gửi qua đường bưu điện

+ Đối với trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, tùy thuộc vào việc xác thực con dấu, chữ ký, chức danh có hợp lệ hay không để thông báo cho đương sự kết quả.

(Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự. Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài (quy định tại tên thành phần hồ sơ 3) trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự)

- Bước 5: Đương sự đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo thời gian ghi trên biên nhận.

2. Cách thức thực hiện:

Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ.

3. Thành phần và số lượng hồ sơ:

3.1 Thành phần hồ sơ:

a.  Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Công thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

- Tên thành phần hồ sơ 2: 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

b.  Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

- Tên thành phần hồ sơ 2: 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 5: 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

- Tên thành phần hồ sơ 6: 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

3.2. Số lượng  hồ sơ: Một (01) bộ.

      4. Thời hạn giải quyết:

            + Đối với hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu trở xuống: 07 ngày làm việc

            + Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ: 12 ngày làm việc

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

8. Lệ phí:

- Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần (Theo Thông tư số 98/2011/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự).

- Chứng nhận lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần (Theo Thông tư số 98/2011/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự)

- Phí gửi hồ sơ qua bưu điện: 275.000 VNĐ/01 bưu gửi (đã bao gồm thuế VAT)

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Mẫu số LS/HPH-2012/TK

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

10.1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

10.2. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

10.3. Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:

a. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

b. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

- Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

- Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam

- Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo

+ Chứng nhận y tế

+ Phiếu lý lịch tư pháp

+ Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

c. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền nêu tại điểm 10.3.b phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

10.4. Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

- Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

1. Luật Cơ quan đại diện nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài ngày 18/6/2009.

2. Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Thông tư số 01/2012/NĐ-CP ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.

4. Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/04/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự.

5. Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 5/7/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự.

6. Quyết định số 3586/QĐ-BNG ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng.

II. Thủ tục nộp và trả hồ sơ chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại Bộ Ngoại giao:

Áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự nhưng để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự:

      1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Đương sự hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ.

- Bước 2: Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

- Bước 3: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Sở Ngoại vụ gửi chuyển phát nhanh toàn bộ hồ sơ và lệ phí đến Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao giải quyết.

- Bước 4:

+ Đối với hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu trở xuống, trong vòng 06 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ nhận kết quả từ Cục Lãnh sự gửi qua đường bưu điện

+ Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, trong vòng 10 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ nhận kết quả từ Cục Lãnh sự gửi qua đường bưu điện

- Bước 5: Đương sự đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo thời gian ghi trên biên nhận.

2. Cách thức thực hiện:

Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ.

3. Thành phần và số lượng hồ sơ:

3.1 Thành phần hồ sơ:

a.  Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Công thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

- Tên thành phần hồ sơ 2: 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận xuất trình để sử dụng ở nước ngoài.

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận xuất trình.

3.2. Số lượng  hồ sơ: Một (01) bộ.

      4. Thời hạn giải quyết:

            + Đối với hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu trở xuống: 07 ngày làm việc

            + Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ: 12 ngày làm việc

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận xuất trình.

8. Lệ phí:

- Không thu Lệ phí chứng nhận xuất trình

- Phí gửi hồ sơ qua bưu điện: 275.000 VNĐ/01 bưu gửi (đã bao gồm thuế VAT)

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Mẫu số LS/HPH-2012/TK

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận xuất trình :

- Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng tại nước ngoài nhưng không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự (để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự).

- Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu đó hoặc không thể xác định được. Bao gồm:

+ Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức.

+ Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc trên cơ sở kết quả xác minh.

- Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

1. Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Thông tư số 01/2012/NĐ-CP ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.